De olie in de raderen, de spil van de organisatie. Donderdag 19 april is het secretaressedag en worden de secretaresses op de universiteit met een dag vol workshops en lezingen in het zonnetje gezet. Om te voorkomen dat de hele boel in elkaar stort, moeten veel dames helaas wel in shifts op pad. Drie secretaresses vertellen over hun werk: “Mijn baas is hulpeloos zonder mij.”
Tekst: Anne Dohmen
Tanja van Voorst (42) is sinds 2004 coördinerend secretaresse bij het faculteitsbureau van managementwetenschappen. Sinds eind 2005 is ze teamleider van secretariaat.
“Als ik er niet ben, zijn mijn bazen Hans Mastop – decaan van de managementfaculteit – en Huub Looijmans – secretaris-directeur – onthand. Althans, dat zeggen ze. Ik heb veel contact met hen en beschik als teamleider van het secretariaat over veel achtergrondinformatie. Het dagelijkse werk gaat ook door als ik er niet ben, maar bepaalde zaken vallen dan stil.
Ik probeer te voorkomen dat de agenda van Hans volloopt. Hij moet ten slotte ook een snee brood kunnen eten. Het contact met hem is niet alleen maar zakelijk: tijdens het maandagochtendoverleg om kwart over acht vragen we naar elkaars weekend en praten over dingen die zijn voorgevallen en die ons bezighouden. Alles gebeurt op basis van blind vertrouwen.
Toen ik in 2004 naar de universiteit kwam, merkte ik meteen dat er op de universiteit en op de faculteit een bepaalde hiërarchie heerst. Komt er een hoogleraar het secretariaat op, wordt ‘ie door mijn collega’s ‘meneer’ genoemd. Nou, als ík dat moet zeggen, dan ook ‘mevrouw’ tegen mij. Dat zij nou toevallig professor voor hun naam hebben staan, maakt voor mij geen verschil. Ook is de bureaucratie hier groot: iedereen moet overal over meepraten, processen duren daardoor lang. Als ik er wat van zeg, krijg ik het negen van de tien keer terug: ‘Zo gaat het nu eenmaal, leg je er bij neer, dat is de cultuur hier.’ Maar dan jeuken mijn handen.
Ik kom uit de commerciële wereld, een heel ander klimaat. Hier heb ik rust op het moment dat ik naar huis ga. Ik leg mijn spullen neer en ben klaar. Dat was in mijn vorige baan wel anders. Het maakt hier vaak niet uit of je het vandaag of morgen doet. Heerlijk.
Ik vraag me wel eens af waarom mensen zo snel en zo makkelijk tegen me beginnen te praten. Dat is ook tekenend voor mijn werk hier. Wat maakt mij tot zo’n aanspreekpunt? Het zal met mijn manier van benaderen te maken hebben, ik ben heel extravert. Heel erg op de mens gericht. Mijn voelsprieten werken in mijn voordeel. Gevoel is mijn eerste raadgever. Ik vind dat ik daardoor op veel dingen beter kan inspelen en een steviger vertrouwensrelatie heb met bijvoorbeeld Hans en mijn collega’s.”
Trix Verstraaten (50) is sinds 2002 de secretaresse van de afdeling Nederlandse taal en cultuur.
“‘Ga maar naar Trix, die weet alles.’ Zo worden studenten naar mij doorgestuurd. Het klopt ook wel. Ik weet bijna alles. En als ik het niet weet, weet ik waar ze wél heen moeten. Ik werk voor medewerkers én studenten. Ik heb het lekker allemaal. Het lijkt me saai om te werken voor één persoon. Ik doe het werk alleen, daardoor heb ik goed overzicht. Druk is het wel, ik moet veel doen. Van tentamenroosters naar examenaanvragen naar notuleren naar de postbehandeling. En nog veel en veel meer. Juist dat maakt mijn baan zo leuk.
Een universiteit is een boeiende werkplek. Je pikt zo veel mee. Toen ik nog bij algemene kunstwetenschappen – nu algemene cultuurwetenschappen – werkte, ging ik vaak mee naar de opera of een toneelvoorstelling. Ik kon gastlezingen van auteurs bijwonen en zelfs colleges volgen. Ik koester die tijd. Nu mijn aanstelling groter is, heb ik die gelegenheid minder. Toch probeer ik soms in de lunchpauze naar een concert te gaan of naar een optreden in de Rode Laars.
Ik hoor en zie nog altijd graag waarmee de medewerkers zich bezighouden, wat voor onderzoek ze doen. Soms is het te technisch, dan denk ik: laat maar. Het is toch belangrijk dat je weet voor wie je werkt en wat iedereen doet? Ook op persoonlijk vlak hoor je dingen. Al is dat wel veranderd nu ik op een clustersecretariaat – Engels, Amerikanistiek, Duits, Grieks en Latijn – werk. Toen ik nog een eigen kamer had, schoven de mensen echt bij mij aan tafel. Studenten ook, dat is nu veel minder. Jammer, maar het contact met studenten en medewerkers blijft toch erg goed. De studenten brengen leven in de brouwerij, ze bruisen. De komst van e-mail heeft er gelukkig niet toe geleid dat ze niet meer langskomen. Nadeel van dat e-mail is dat het veel makkelijker is om dingen te vragen, dan denken ze: dat lepelt Trix wel even op. Terwijl ze het best zelf kunnen opzoeken. Meestal lepel ik het dan toch op, maar vermeld ook even waar ze die informatie zelf kunnen vinden, haha.
Ik hoef geen bloemen op secretaressedag, dat vind ik zo stom. Het is afkopen, net als moederdag en vaderdag. Dat je ’s morgens denkt: o god, nu moet ik gauw een cadeautje regelen. Ik voel me genoeg gewaardeerd door de positieve sfeer hier. Dit jaar is secretaressedag op de universiteit toch wel bijzonder: alle secretaresses kunnen vandaag verschillende cursussen volgen. Een mooi initiatief.”
Annie van Bergen (54) is sinds 1999 de secretaresse van Jef van de Riet, secretaris van de universiteit en directeur Cluster Ondersteuning in het bestuursgebouw.
“Ik ben de bewaker. Ik doe het werk achter de camera’s. Een goede secretaresse moet eigenlijk 1001 dingen tegelijk kunnen doen. Je moet zakelijk, sociaal, alert en gestructureerd zijn en beschikken over een vooruitziende blik. Je bent constant aan het organiseren. Ik lees de post en de mails van Jef om te bezien of er acties ondernomen moet worden. Ik ben een spil in dit geheel. Hij is hulpeloos zonder mij, haha.
Ik kwam in 1999 werken in het bestuursgebouw, direct na de reorganisatie, ongeveer tegelijk met de toenmalige secretaris en directeur Paul Sars. Iedereen deed toen maar wat, de communicatie binnen de eenheden én naar buiten toe is sindsdien een stuk beter geworden. Het verschil met werken op een faculteit – ik werkte hiervoor bij managementwetenschappen – is groot. Ik krijg in het bestuursgebouw met veel meer verschillende mensen en organisaties te maken, zoals het ministerie, de faculteiten en andere universiteiten. Werken met een andere baas is trouwens ook heel verschillend. In 2005 verving Jef van de Riet Paul Sars. Het was voor beide bazen prettig werken. Waar Jef meer de kat uit de boom kijkt, is Paul opener, maar ook wat chaotischer en hectischer. Jef is de rust zelf. Hij is gestructureerder en brengt rust in de tent. Ik bewaak zijn agenda goed. Dat vind ik belangrijk.
Bij managementwetenschappen vervulde ik een soort moederrol, hier is dat stukken minder. Het is hier wat formeler. Ik ben soms een flapuit en dat wordt niet altijd gewaardeerd.
Een secretaresse kan haar werkzaamheden zelf invullen en binnen een bepaalde termijn afhandelen. Ik heb een eigen ‘protocol’ gecreëerd waar ik altijd op terug kan vallen. Door alle ervaring weet ik wat ik wel of niet moet toelaten. Dat was aftasten in het begin. Daarom is die vooruitziende blik ook zo belangrijk. Ik ben nu al aan het regelen dat ik eind oktober ruim een maand naar Nieuw-Zeeland ga, anders kan ik niet met een gerust gevoel vertrekken.”